Menempatkan Laporan Sebagai Produk Andalan Instansi Pemerintah

Apa susahnya menyusun laporan X? Kan tinggal copy paste? Ya nggak?

 

Ya, apa susahnya ya.. dan buat apa dipermasalahkan. Kalau memang bisa dibuat gampang, buat apa susah-susah.

 

Tapi ternyata pernyataan yang dilontarkan oleh seorang rekan di suatu sore justru mampu membangkitkan alam bawah sadar saya untuk menggerakkan jari-jari ini menuangkan self-talk yang ada dikepala begitu bangun tidur pukul 04.00 pagi tadi.

 

Laporan, bagi seorang auditor, adalah bagian yang tak mungkin dilepaskan karena ia pun bagian dari tugas rutin yang harus diselesaikan. Atau bahkan mungkin merupakan nafas dari kehidupannya. Karena jika tidak dipenuhi, terputuslah tali penugasannya. Hingga pada akhirnya, terpotonglah urat nadi kehidupannya karena laporan bisa diibaratkan sebagai kayu bakar yang membuat dapur tetap mengepul. Mungkin saya terlalu hiperbolik. Tapi begitulah …

 

Tingginya volume penugasan yang mengharuskan auditor untuk segera menyelesaikan laporan terkadang memaksanya untuk melakukan copy paste laporan yang satu untuk yang lain, khususnya untuk penugasan-penugasan yang karakteristiknya sama. Kalau menurut the three masketeer diistilahkan one for all, all for one. Satu master untuk kemudian bisa di paste dengan mengganti nama obyek pemeriksaan. Singkat, cepat, dan simple. Laporan yang saya maksud di sini tak hanya sebatas laporan hasil audit, tapi laporan apa pun. Dalam lingkup pemerintah daerah bisa di sebut Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD), Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) atau laporan-laporan lainnya.

 

Dalam tulisan ini, saya tidak akan membahas apa, mengapa, siapa dan bagaimana laporan copy paste disusun. Tapi pembahasan lebih ditekankan kepada laporan sebagai produk dari sebuah organisasi. Mungkin karena kebetulan saat ini saya sedang tertarik pada marketing dan sedang membaca bukunya Rhenald Kasali, ‘Change’ maka saya mencoba mengaitkannya dengan per-marketingan. Dalam buku tersebut di paparkan tentang alasan mengapa sebuah organisasi harus senantiasa melakukan perubahan sebelum ’krisis’ memaksanya untuk berubah. Rhenald pun menawarkan cara-cara atau strategi untuk melakukan perubahan. Buku yang sangat menarik karena disertai contoh-contoh konkrit yang memotivasi pembaca untuk melakukan perubahan. Misalnya, bagaimana PT Garuda Indonesia bisa kembali bangkit dan menjadi maskapai penerbangan yang dipercaya paling safe dan tepat waktu diantara maskapai-maskapai yang lain dinegeri ini setelah terpuruk dan terbelit berbagai permasalahan. Atau, bagaimana Tjokorda Gde Agung Sukawati, raja Ubud, mampu menjadikan Ubud yang konon sebelumnya lukisan seniman Ubud terbatas pada epos Mahabarata menjadi pusat kesenian yang menarik wisatawan-wisatawan asing sekelas Cindy Crawford.

 

Lalu, apa hubungan antara laporan dengan ‘Change”? Kalau dalam perusahaan manufaktur, produk yang dihasilkan bisa dilihat, dirasakan dan dinikmati oleh indra manusia, maka dalam perusahaan jasa apalagi dalam instansi pemerintah, produk tersebut barangkali lebih sulit dilihat wujudnya. Bagi organisasi sektor public, laporan bisa dikatakan sebagai sebuah produk. Kualitas dari organisasi tersebut bisa dinilai dari sejauh mana laporan-laporan tersebut bisa dinikmati manfaatnya oleh para stakeholder dan untuk keperluan internal organisasi. Sebagai sebuah produk, laporan sangat menentukan maju-mundur, redup-bersinar, dan gagal-suksesnya sebuah organisasi. Core busniss untuk instansi yang berkecimpung dalam audit ataupun asistensi atas penyusunan laporan tentu saja penyusunan laporan hasil audit atau laporan yang dihasilkan dari asistensi itu sendiri yang merupakan langkah final dari pekerjaan audit atau asistensi. Selama masih ada permintaan dari para stakeholders, instansi pemerintah tersebut masih bisa eksis.

 

Diakui, ada perbedaan mencolok antara organisasi sektor privat dan sektor public terutama dalam hal eksistensinya. Produk andalan bagi suatu perusahaan sangat menentukan eksistensinya, sebaliknya untuk organisasi sektor publik dia tetap bisa eksis, meski sebagian besar stakeholders mempertanyakan kinerjanya, dia tetap sulit untuk dibubarkan. Namun, hal itu tidak berarti bahwa instansi pemerintah tersebut tidak bisa dilikuidasi.

 

Nah, kembali kepada masalah laporan, maju-mundur, redup-bersinarnya instansi pemerintah sangat tergantung pada kualitas laporan yang dihasilkan. Ia bisa dibubarkan kalau laporan yang dihasilkannya tidak memberikan kontribusi yang signifikan kepada masyarakat. Rhenald Kasali menyebutkan beberapa hal yang menyebabkan produk andalan kehilangan auranya di pasar, diantaranya: quality control tidak memadai, delivery tidak tepat waktu, teknologi sudah ketinggalan zaman, muncul produk-produk pengganti dan medan kompetisi baru. Dalam konteks laporan, kualitas sangat ditentukan oleh review. Ketepatan waktu pun menjadi hal yang krusial, dalam dunia penyiaran CNN bahkan berani mengatakan slow news no news. Tiga faktor terakhir barangkali tidak terlalu relevan dengan intansi publik, tapi begitu kompetisi dibuka organisasi tersebut harus siap-siap gulung tikar.

 

Selanjutnya, untuk memoles aura yang sudah mulai pudar, Rhenald menawarkan jalan keluar dengan melalui jalur konsumen (who) dan produk (what), juga dikembangkan cara-cara baru (how) dalam memasarkan, mengonsumsi, atau mengirim produk. Kopi Kapal Api, misalnya, menjual kopi dengan membangun kedai kopi excelso. Hau’s Tea di Bandung membuat hamburger yang dibuat dari cakwe. Konsepnya adalah: Selling existing products to existing customer in a new way.

 

Dalam konteks organisasi sektor publik, kepercayaan stakeholder barangkali merupakan hal-hal yang harus selalu dipertahankan. Penerapan pelayanan perizinan yang singkat, cepat dan murah oleh Pemkab Sragen adalah salah satu bentuk penerapan konsep ini. Produknya sama: KTP, IMB, Izin gangguan, SITU dll (what) tetapi ‘dijual’ dengan cara baru (how) dengan memberikan kemudahan dan kecepatan layanan kepada masyarakat. Tak heran Pendapatan Asli Daerah Kabupaten Sragen meningkat pesat sejak dibangunnya e-government yang menjanjikan kepuasan pelayanan public oleh Sang Bupati, Untung Wahono. Sama halnya dengan apa yang telah diraih kota Yogyakarta, Pemda ini berhasil meraih penghargaan atas rendahnya inideks korupsi diantara kabupaten/kota lain setelah menerapkan kepastian pelayanan kepada masyarakat (who and how).

 

Kembali kepada laporan copy paste, bukan tidak mungkin laporan yang menjadi produk andalan institusi audit (what) akan memudar auranya seandainya quality controlnya lemah dan delivery tidak tepat waktu. Laporan copy paste barangkali sah-sah saja selama faktor-faktor yang melemahkan aura tersebut dapat dihindarkan. Namun, laporan tersebut pun sebenarnya bisa ditingkatkan keandalannya atau bahkan bisa dikembangkan untuk membuat produk lain yang akan mendatangkan cash flow, baik untuk organisasi ataupun untuk pribadi yang bersedia mengembangkannya. Tak hanya itu, memberikan nilai tambah pada laporan tentu saja akan menaikan citra organisasi yang pada akhirnya akan mengembalikan kepercayaan masyarakat.

 

Mengambil contoh produk-produk recycling yang berhasil menembus pasar-pasar luar negeri, laporan pun tidak jauh berbeda. Selama tidak ada seseorang atau sekumpulan orang yang bisa berfikir ‘outside the box’ yang mengubah sampah-sampah koran bekas menjadi karya seni bernilai tinggi maka selamanya ia akan menjadi gunungan sampah atau menjadi debu-debu hasil pembakarannya. Sama halnya dengan kemasan-kemasan sabun yang menjadi sampah dan akan mengganggu lingkungan jika tidak ada insane-insan kreatif yang menambahkan value added dengan menjadikannya aksesories-aksesories bernilai jual.

 

Laporan pada dasarnya bisa dianalogikan dengan contoh di atas. Dia adalah sekumpulan data yang telah diolah menjadi informasi. Dan kualitas informasi yang dihasilkan sangat tergantung pada individu-individu yang bersedia memberikan nilai tambah pada informasi yang dihasilkannya. Informasi tersebut untuk selanjutnya bisa dijadikan sebagai raw material untuk menghasilkan informasi-informasi lain yang dapat dijadikan sebagai produk lain bernilai jual tinggi yang tentu saja bisa mendatangkan cash flow.

 

Pada akhirnya saya hanya ingin mengatakan: selama kita berfikir bahwa sesuatu itu ‘ecek-ecek’ maka selamanya ia akan menjadi ‘ecek-ecek’. Sebaliknya jika kita mengubah belief kita bahwa sesuatu itu penting maka yang ‘ecek-ecek’ pun bisa menjadi berharga. Sebagaimana yang menjadi judul dalam blog saya: bagaimana menggenggam tanah menjadi emas, mengubah sesuatu yang biasa menjadi luar biasa. (14 Mei 2009)

 

One thought on “Menempatkan Laporan Sebagai Produk Andalan Instansi Pemerintah

  1. sip nung…., smoga smakin banyak PNS yang punya semangat n kecerdasan spt kamu, biar bangsa kita makin maju.
    ttng tulisan2 kamu, mang betul ya bahwa kita hanya bisa menghasilkan tulisan yang bagus klo tulisan itu berasal dari diri kita sendiri, pengalaman2 kita. tulisan yang kt buat jg bisa jadi rekaman sejarah hidup kita dari waktu ke waktu. jangan berhenti menulis ya nung…!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s